e-UUR: Doeltreffend zonder poespas

De gezondheid van de economie is vaak als eerste af te lezen aan het aantal uitzendbureaus. Hoe beter de economie, hoe meer uitzendbureaus actief zijn. Wat dat betreft is de uitzendbranche continue in beweging, ook al omdat de branche met grote regelmaat wordt geconfronteerd met nieuwe wet- en regelgeving die een heuse rompslomp met zich meebrengt. Om de digitalisering van de administratieve processen toegankelijker te maken, wordt bij een aantal spelers in de branche sinds kort gewerkt met een digitaal urenregistratiesysteem. Het open source systeem, gebaseerd op open standaarden, is gebruiksvriendelijk, neemt veel werk uit handen, zorgt voor een sterke kostenreductie en voor een snellere verwerking én betaling van urendeclaraties.

Door Frits de Jong

Dreiging maakt plaats voor kansen
Hoeveel uitzendbureaus Nederland telt is niet met zekerheid te zeggen. Het aantal uitzendbedrijven schommelt sterk en heeft voor een groot deel te maken met de toestand van de economie. Zozeer zelfs dat de invloed van het uitzendwerk op de Nederlandse economie met enige regelmaat rode draad is van een presentatie, studie, workshop of lezing [1]. Nog een reden waarom het aantal uitzendbureaus in Nederland niet exact is weer te geven, heeft te maken met het feit dat niet ieder uitzendbureau is aangesloten bij een overkoepelend orgaan. De ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen) behoort met zijn 340 leden, die 70 procent van de totale uitzendomzet vertegenwoordigen, tot de grotere koepelorganisaties binnen de Nederlandse uitzendbranche. De leden binnen die ABU zijn gemêleerd. De top tien uitzendondernemingen is lid, maar ook tal van kleinere partijen. En waar in andere branches grotere partijen er soms baat bij hebben dat kleine partijen klein worden gehouden, daar heerst in de uitzendbranche een samen-optrekken-mentaliteit. Bijvoorbeeld waar het gaat om de digitalisering van de administratieve processen. Eind 2004 besloot de ABU tot het beter toegankelijker maken van die administratieve processen waarbij het OASE-programma van Syntens (Open Aanbod Software Expertise), gefinancierd door het Ministerie van Economische Zaken als bindmiddel fungeerde. Voornaamste taak van Carlos Silva dos Santos van Syntens was daarbij het 'gladstrijken' van de aanwezige plooien. "Dat heeft nog wel wat hoofdbrekens gekost. Een aantal potentiële gebruikers zag de open source oplossing die ons voor ogen stond, als een serieuze bedreiging. Er is een aantal gesprekken nodig geweest om ook die gebruikers over de streep te trekken. Daarbij heeft de BSD-licentie (de BSD-licentie laat het toe dat alle manieren van verspreiding mogelijk zijn, waarbij ook commercieel gebruik van de licentie is toegestaan, FdJ) een doorslaggevende rol gespeeld. Eenmaal op de hoogte van het bestaan van die BSD-licentie, maakte dreiging plaats voor kansen en kon het bouwen van de applicatie beginnen.

Standaardisatie
Naast het OASE-programma was het Erwin Folmer, adviseur ICT bij TNO, die een belangrijke rol speelde in het vervolgtraject. "Open standaarden zijn, in mijn ogen, erg belangrijk. Zij kunnen enorme economische voordelen voor de Nederlandse economie opleveren, en alleen daarom al is het de moeite waard om de overstap naar open standaarden te overwegen. Tijdens een kennismakingsgesprek met Jan Julianus van Economische Zaken kwamen mijn standaardisatie-werkzaamheden in de uitzendbranche en het OASE-programma samen. Het bracht mij op het idee om, als aanjager voor het gebruik van open standaarden in de uitzendbranche, een open source applicatie voor urendeclaraties te laten ontwikkelen. Vervolgens hebben we een aantal partijen bij elkaar gebracht, waaronder de ABU, Adecco en Vedior. Samen hebben we gekeken hoe een standaardisatie voor de urendeclaratie, de factuur en de opdrachtbevestiging binnen de uitzendbranche kon worden gerealiseerd." TNO Informatie- en Communicatietechnologie heeft vervolgens het ontwerp gemaakt in samenspraak met de betrokken partijen." Geen onbekend terrein voor Folmer, die als TNO-medewerker met de ABU-werkgroep SIDES (Staffing Industry Data Exchanges Standard) onder meer het aanpassen van SIDES aan de Nederlandse wet- en regelgeving regelde. Een en ander resulteerde in het accepteren van HR-XML, een internationale open XML-taal die het toestaat dat er elektronisch berichtenverkeer plaatsvindt tussen uitzendorganisaties, inleners en de uitzendkracht. Om de nieuwe standaard ook voor kleine ondernemers in de praktijk te kunnen toepassen, werd de e-UUR-applicatie opgezet. Die klus kwam in handen van Akyla uit Enschede, dat na een presentatie in december 2005 overeenstemming bereikte met de brancheorganisatie. "Omdat de ABU te maken had met de afronding van het OASE-project, was er enige haast geboden", zo zegt Martin Schievink, directeur van Akyla. "Na een eerste presentatie is al snel een tweede bijeenkomst gehouden, waarbij een door ons gebouwde interface is getoond, gebaseerd op het ontwerp van TNO. Dat was zo overtuigend dat direct daarna al écht begonnen kon worden. Ook alweer vanwege de tijd zijn wel enige consessies gedaan, maar uiteindelijk lag er dan e-UUR, een product dat door grote én kleinere uitzendorganisaties gebruikt kan worden. De pilots hebben dat bewezen."

'Duwtje in de rug'
De pilots waar Schievink op doelt draaiden bij Vedior en Addeco, twee van de grotere spelers in de uitzendbranche, en hadden als voornaamste doel om te bekijken of e-UUR voldeed aan de wensen van de ABU en de betrokken partijen. Mariëtte Damen, projectmanager e-Business bij Vedior, is tevreden over de pilot en het nieuwe systeem. "Bij Vedior hebben wij de pilot als schaduw gedraaid. Dit betekent dat het reguliere proces op de vestiging werd gehandhaafd, maar dat de urenregistratie op een gekopieerde omgeving werd nagebootst. De uitzendkrachten, opdrachtgever en de consulenten hebben hier niets van gemerkt. De pilot is goed bevallen, alhoewel er wel een aantal kleine problemen zich voordeed. Dan moet je denken aan verwarring bij de uitzendkracht over welke uursoorten er moeten worden gebruikt, dat soort dingen. Normaal gesproken wordt dat door de consulent bepaald en met e-UUR wordt die stap er tussenuitgehaald. De pilot heeft geen blokkerende dingen opgeleverd, en na een grondige analyse is daarom ook besloten om e-UUR in te zetten bij een van onze klanten. Daar draait het nu live, en dat loopt goed. Zeker technisch gezien. Je merkt dat organisatorisch het nog wel wat voeten in de aarde heeft, bij alle partijen, maar dat is hooguit een kwestie van weken. Dat het goed loopt heeft ook te maken met onze voorbereiding. Er is een goede handleiding gemaakt, er is een voorlichtingsbijeenkomst geweest en met name deze eerste weken houden we goed in de gaten wat er gebeurt." Ook Michel Badeaux, Business Consultant IT bij Adecco, toont zich tevreden. Met name over de keuze voor open standaarden. "Als marktleider zouden wij met gemak onze eigen standaard kunnen invoeren en gebruiken, maar uiteindelijk heb je daar niet zoveel aan. Ons doel is om door middel van deze standaard de kleinere uitzendorganisaties een duwtje in de rug te geven, zodat de branche in zijn totaliteit er sterker uit te voorschijn komt. Over de pilot kan ik zeggen dat die bij ons eigenlijk nog altijd voortduurt. De bedoeling is dat e-UUR over een paar maanden ook écht wordt uitgerold."

Besparingen
Wordt gesproken over open source software, dan wordt in veel gevallen ook de term kostenbesparing aangehaald. Martin Schievink van Akyla schat dat die kostenbesparing flink kan oplopen. "Jaarlijks worden er vele miljoenen urendeclaraties opgesteld. Geschat wordt dat ieder urenbriefje tussen de 3 en 4 euro besparing zal opleveren. Als die bedragen kloppen, heb je het snel over een besparing van een slordige 100 miljoen euro", aldus Schievink.

Laura Spangenberg, beleidsadviseur bij de ABU, heeft de bedragen die Schievink noemt ook gehoord, maar trekt ze wel in twijfel. "Zeker als je de cijfers betrekt op enkel e-UUR." Michel Badeaux van Adecco durft niet te zeggen hoeveel besparing de applicatie oplevert. "Dat is niet te zeggen. Enerzijds halen we met e-UUR een besparing binnen, maar anderzijds investeren wij wel in tijd en in IT. Wat mij betreft is die besparing dan ook moeilijk te kwantificeren. Wat ik als een van de voordelen zie, is dat we door middel van deze applicatie in de branche weer een efficiencyslag bewerkstelligen." Ook voor Mariëtte Damen van Vedior is een kostenbesparing niet goed in kaart te brengen. "Wat je wél direct ziet, zijn de voordelen voor de consulent en de opdrachtgever. De consulent hoeft de urenregistraties niet meer zelf in te vullen. Dat bespaart veel tijd en bovendien heeft het als voordeel dat er veel minder fouten in de administratie ontstaan waardoor er minder correcties uitgevoerd hoeven te worden. Dat is dan weer pure winst voor de opdrachtgever." Een kostenbesparing oogt prettig, maar belangrijke voorwaarde is wel dat het stuk software goed werkt en gebruiksvriendelijk is. Martin Schievink: "e-UUR is niet moeilijk en is door iedereen te leren en te hanteren."

Een korte demonstratie ondersteunt de woorden van Schievink. Veel technische kennis is niet vereist. Door middel van een toegekende gebruikersnaam en wachtwoord krijgen partijen toegang tot het systeem, waarna het invullen en accorderen van urendeclaraties een fluitje van een cent is.

'Mooi vehikel'
Eind november 2006, na de officiële beëindiging van de pilots bij Adecco en Vedior, werd e-UUR ook beschikbaar gesteld voor andere partijen binnen de uitzendbranche. De hoeveelheid reacties in de weken daarna heeft Erwin Folmer "positief verrast". Ook Laura Spangenberg kreeg op de burelen van de ABU talloze positieve reacties binnen. "In verband met de pilots hebben we de leden ingelicht, en toen al kwamen de eerste verzoeken binnen om informatie en verzoeken om mee te mogen doen", aldus Spangenberg die als grote winst van het project onder meer ziet dat op deze manier mee is geholpen in het SIDES-traject. "Ook het feit dat e-UUR een mooie tool is geworden voor, met name, de kleine inleners beschouw ik als een grote winst. Daarnaast behoort het inkloppen van urendeclaraties voor de uitzendkracht straks tot het verleden en wordt de foutenkans sterk gereduceerd. Stuk voor stuk mooie winstpunten en alle reden om tevreden te zijn." Tevreden mag ook Erwin Folmer, bedenker van én betrokken bij het e-UUR-project, zijn. Toch ziet hij liever de focus minder op e-UUR gericht en meer op open standaarden. "Dáár gaat het uiteindelijk om. Als gesproken wordt over de uitwisseling van gegevens kom je zonder open standaarden nergens. Wat dat betreft is e-UUR een mooi vehikel om open standaarden aan te jagen, maar meer is het ook niet. De eigenlijke ontwikkeling van HR-XML is in dat kader mogelijk belangrijker." Ook voor Adecco, wereldwijd een van de grotere spelers, zijn open standaarden belangrijk. Michel Badeaux daarover: "Enigszins bij toeval kwamen open standaarden op ons pad, maar het heeft ons wel aan het denken gezet. Door mee te doen aan e-UUR, en ondubbelzinnig te kiezen voor open standaarden, willen we laten zien dat Adecco een open en transparante organisatie is."

Succesvol innoveren
Syntens, Innovatienetwerk voorondernemers, ondersteunt en adviseertondernemers in het midden- en kleinbedrijf bij vernieuwende activiteiten. Omdat het vernieuwend vermogen van het MKB kan bijdragen aan de concurrentiekracht van ons land, worden de activiteiten gefinancierd door het Ministerie van Economische Zaken. Binnen de campagne ‘Nederland Gaat Digitaal’ stimuleert Syntens het gebruik van internet en e-commerce door het MKB. In dit kader past ook de kennismaking met de mogelijkheden van Open Source Software. Voor informatie kan contact wordenopgenomen met de heer M.C. Silva dos Santos in Enschede. Hij is bereikbaar op het Syntens-telefoonnummer: 053- 48 49 800

Workshop over de rol en de invloed van uitzendwerk op de Nederlandse economie tijdens Nationaal Flexdebat, november 2006 - http://www.abu.nl/abu/pagina.asp?pagkey=70130

Relevante links
Website e-UUR - http://www.e-uur.nl/
Website ABU - http://www.abu.nl/
Website Ministerie EZ - http://www.minez.nl/
Website Adecco - http://www.adecco.nl/
Website Vedior - http://www.vedior.nl
Website Akyla - http://www.akyla.nl
Website TNO Telecom - http://www.tno.nl/informatie-_en_communicatietechnologie/
Website HR-XML Consortium - http://www.hr-xml.org/
Website Syntens/OASE - http://www.syntens.nl/oase